Sumário
- Introdução
- Priorização com cliente ou/e parte interessada
- Priorizando minhas demandas
- Priorização no meu dia a dia pessoal
- Ferramentas
- Considerações finais
- Referências
Introdução
Estou lendo o livro Getting Real: A forma mais inteligente, rápida e fácil de se construir uma aplicação web de sucesso
e está bem interessante, acredito que para quem já esteja há um tempo em papéis de liderança ele será bem raso e repetitivo, porém, tendo a visão de um programador ele traz pontos bem interessantes e valem a reflexão.
Um desses pontos aborda que toda nova ideia de funcionalidade nasce automaticamente com um não, e ela tem que brigar e valer a pena para receber um sim! Esse conceito é muito interessante, pois no dia a dia vemos uma ideia que parece boa e já incluirmos ela na lista para fazer e saímos implementando.
Priorizar é algo que parece simples, principalmente para profissionais mais experientes, porém, algo que pode ser complexo e acaba causando dores de cabeça, perda de tempo e energia para pessoas menos experientes.
Um dos pontos que me orgulho de ter desenvolvido ao longo da carreira é um “feeling” mais apurado para priorizar tanto ideias quanto demandas, isso agradeço a todos com quem já trabalhei, principalmente meus líderes que me guiaram e foram ensinando o caminho das pedras.
Lembro-me certa vez onde produzi um relatório que seria apresentado para a diretoria e presidência, na minha concepção estava claro e preciso. Ao apresentar para o meu gerente ele trouxe feedbacks que fiquei surpreso, partes do texto com um entendimento complemente diferente do que estava na minha cabeça, foi aí que ele explicou o modo de pensar para cada nível hierárquico de uma empresa, onde eu abarrotar o texto de “technês”, termos e explicações que não ajudariam em nada, com isso ele apresentou alguns conceitos:
- Saiba quem é seu público;
- Entenda o que ele quer;
- Descreva focado em sanar a dor da pessoa/empresa;
- O que um programador pensa não é o que pensa um diretor (micro vs macro).
Esses foram alguns dos tópicos que abordamos ao longo do tempo, para refinar minha comunicação.
Minhas tomadas de decisões são feitas em três cenários, sendo com o cliente ou partes envolvidas, minhas demandas diárias e no meu dia a dia pessoal. A seguir falarei mais das formas e ferramentas que podem auxiliar na comunicação e priorização.
Priorização com cliente ou/e parte interessada
Em todas as reuniões sigo um roteiro que se divide em 3 passos:
- Ouvir sem interromper até que a pessoa conclua tudo o que tem para dizer e apresentar;
- Anotar toda e qualquer dúvida ou sugestão;
- Explicar qual foi minha compreensão do que ele precisa, validando se compreendi as necessidades e os detalhes.
O cliente sempre virá com uma dor/ideia e busca uma solução, durante a conversa diversas ideias surgem, porém, nunca fecho uma solução na primeira reunião, coleto todas as informações necessárias para compreender o que precisa ser feito e deixo claro que irei me reunir com o time para podermos elaborar a melhor estratégia para executar a demanda e informo quando darei retorno para ele, por exemplo, em até 2 dias.
Caso durante a reunião seja tratado de mais de um assunto, o que particularmente evito, sempre encerro a reunião com os assuntos priorizados, para que o cliente tenha clareza do que farei e qual será a ordem, e para auxiliar na priorização levo em consideração alguns pontos:
- Porque devemos fazer?
- Qual dor resolve?
- Qual valor entrega?
- Existe diferencial competitivo no mercado “TTM” (Time to Market)?
- Quão complexo imagino ser a demanda?
Durante esses questionamentos naturalmente o cliente vai analisando e pensando melhor e vai priorizando as demandas.
Sempre registro tudo em chamados conforme as demandas, para isso utilizo a plataforma taskier.io. Nela posso gerenciar as demandas e criar estruturas como “tasks” para auxiliar, tenho facilmente o controle de tudo de forma centralizada.
Priorizando minhas demandas
No dia a dia a grande maioria das minhas demandas partem de um chamado, poucas demandas são avulsas e mesmo assim quando possível registro em chamados. Dito isso, o planejamento é feito tendo como base o escopo do chamado.
Não sou favorável a demandas grandes, o chamado pode até ser grande (evito ao máximo) sempre fraciono em pedaços menores para facilitar seu ciclo de execução. No meu time toda demanda passa pelas seguintes etapas:
- Planejamento:
- O que deve ser feito;
- Como será feito;
- Qual resultado se espera.
- Documentação:
- Nem sempre se trata de documentos, há momentos que a documentação é o próprio texto de abertura do chamado, sendo rico e detalhado para saber o quê, como e qual resultado é esperado;
- Caso se trata de uma nova funcionalidade ou projeto, aí, sim, trabalho com documento para especificar o que for necessário. Neste documento é utilizado a linguagem “Gherkin” e caso seja necessário usamos imagens, fluxos ou planilhas como suporte, porém o documento é feito para que qualquer pessoa possa ler e compreender o que se espera como resultado;
- Execução:
- Produção do material desejado, podendo ser código, documento ou o que for esperado como resultado para a demanda;
- Revisão:
- Nunca quem executa a demanda também a revisa, essa tarefa sempre é feita por outra pessoa e durante a revisão podem existir apontamentos.
- Finalização:
- Quando o processo de revisão foi finalizado e aprovado, com isso a demanda é entregue, podendo ser o “deploy” da funcionalidade ou envio do material desejado.
Toda demanda que pego, crio uma lista com os itens que tenho que executar para chegar na conclusão, gosto desta maneira para ter visualmente o que tenho de fazer, o que já fiz e o que está pendente.
Novamente para isso utilizo a funcionalidade de tarefas do taskier, pois nela posso incluir os detalhes necessários, definir tempo (início e fim) e caso desejar posso atrelar pessoas para acompanhar. Isso ajuda muito, pois fica visual a minha demanda, mantendo uma constante comunicação e com as tarefas definidas meus líderes podem acompanhar o andamento.
Eu particularmente me frustro quando o planejamento foge do trilho, normalmente por conta de urgências, mas para evitar isso deixo sempre uma gordura no dia para realizar uma call, atender um chamado que possa surgir ou qualquer imprevisto, mas essas mudanças devem ocorrer raramente.
Onde tudo é urgente nada é urgente!
A priorização deve ser levada com muita seriedade, para que tudo seja feito sem correrias e de maneira organizada, pois no final tudo sairá com maior qualidade, porém, já atuei em outras empresas que era o extremo oposto, tudo era urgente, para agora e o que é urgente agora daqui a 5min pode não ser mais, sabemos que isso causa:
- Frustrações;
- Demandas entregues com baixa qualidade;
- Alta taxa de retrabalho;
- Sentimento de só apagar incêndios;
- Burnout.
Caso você esteja em uma empresa/time que tenha alguns desses pontos, comece analisando você, o que você pode fazer para se organizar e com isso ser para o time um exemplo prático e assim eles possam aderir e quem sabe melhorar. Lembre-se, mudanças levam tempo para ocorrerem, mas devem ocorrer! Caso não veja perspectiva, considere buscar novas oportunidades.
Outro ponto importante, o cliente pode ser desorganizado, porém, você e seu time não! Como mencionei anteriormente, comece se organizando e depois o time, após refinar o que deu certo e ajustar o que não funcionou tudo fluirá naturalmente e com isso não importa o caos externo, dentro de casa ficará organizado, sendo perceptivo nas entregas.
Uma vez que a organização faz parte da cultura da empresa, todo novo colaborador irá se adequar a realidade, por mais que ele possa ter vindo de um ambiente contrário, pois verá na prática as coisas acontecendo.
Priorização no meu dia a dia pessoal
Nós programadores temos como perfil sermos pragmáticos, sempre lidamos com tudo como se fosse código. No dia a dia não é diferente, sempre me pego planejado, organizando e isso é para tudo, desde o que fazer para o almoço, retirar o lixo, lavar a louça ou escrever um blog post.
Tudo que faço na empresa é feito fora, claro na vida pessoal temos maior flexibilidade, porém ao se organizar você se sentirá mais produtivo e isso lhe deixará mais feliz.
Uso um aplicativo para me organizar chamado HabitNow (free version), que foi recomendado pelo meu amigo Ricardo (thanks bro), e me ajuda a saber o que tenho que fazer diariamente, não esquecendo nada e com isso atingindo os objetivos que planejei. Nessa lista tenho, por exemplo:
- Lavar louças (diariamente);
- Retirar lixo (diariamente);
- Side project (1h/semana);
- Ler livro (diariamente);
- Fazer exercícios (3x/semana)
- Rezar (diariamente).
Minha esposa no início achou engraçado eu ter uma lista com itens tão comuns, porém para mim funciona melhor ver as tarefas do que tentar lembrar delas na correria do dia a dia. Se você é uma pessoa que se sente melhor utilizando ferramentas, não há nada de mais nisso, busque o que pode lhe auxiliar, isso trará uma tranquilidade para você no dia a dia, fora que marcar o item como feito é muito prazeroso.
Particularmente não acredito em fórmulas mágicas e dias 100% perfeitos, ocorreram dias que não conseguiremos completar tudo o que planejamos e está tudo bem, faz parte imprevistos ocorrerem. O que não deixo ocorrer é que se torne rotina não.
Ferramentas
Abaixo descrevo algumas das ferramentas comumente utilizadas para auxiliar na priorização.
RICE Scoring
- Quando usar: para priorizar com base em dados objetivos como alcance, impacto e esforço;
- Quando não usar: quando não há informações suficientes ou o time é pequeno e ágil;
- Pontos de atenção: certifique-se de que as estimativas são realistas e não enviesadas.
Value vs. Effort (Impacto x Esforço)
- Quando usar: para avaliar rapidamente se uma iniciativa vale o esforço.
- Quando não usar: quando o impacto ou esforço é difícil de estimar.
- Pontos de atenção: evite superestimar impacto ou subestimar o esforço necessário.
MoSCoW
- Quando usar: para organizar prioridades em categorias como “Must” e “Should”.
- Quando não usar: quando o time não concorda sobre o que é essencial ou opcional.
- Pontos de atenção: não deixe a categoria “Must” crescer demais e perder o foco.
Eisenhower Matrix (Importante vs. Urgente)
- Quando usar: para tarefas do dia a dia ou gestão de tempo pessoal e do time.
- Quando não usar: quando a maioria das tarefas não se encaixa em “urgente” ou “importante”.
- Pontos de atenção: evite priorizar apenas pelo senso de urgência, negligenciando o importante.
Pareto (regra 80/20)
- Quando usar: para identificar as poucas ações que trazem os maiores resultados.
- Quando não usar: quando o impacto das tarefas está igualmente distribuído.
- Pontos de atenção: tenha cuidado ao escolher o que representa os “20%” mais importantes.
Cost of Delay (CoD)
- Quando usar: para avaliar o impacto financeiro de atrasos em entregas.
- Quando não usar: quando o custo ou impacto do atraso não é mensurável.
- Pontos de atenção: garanta que o cálculo do custo é baseado em dados confiáveis e relevantes.
Matriz SWOT
- Quando usar: para analisar cenários e tomar decisões estratégicas baseadas em forças, fraquezas, oportunidades e ameaças.
- Quando não usar: quando o problema é muito específico ou não exige uma visão estratégica ampla.
- Pontos de atenção: evite análises superficiais; aprofunde-se nos fatores internos e externos para garantir “insights” úteis.
Obs.: Agradecimentos a minha amiga Bruna, por me lembrar/apresentar a matriz SWOT.
Considerações finais
No início esse papo de organização pode parecer chato, que dará mais trabalho do que o que você tem agora, porém eu garanto que com o passar do tempo isso se tornará um hábito e será difícil fazer as coisas sem o mínimo de organização e priorização.
Meu avô tem três frases que são fantásticas:
- Tudo é fácil quando não é você quem tem que fazer;
- Tudo é barato quando não é você quem tem que pagar;
- Organização e educação cabem em qualquer lugar.
Isso nos faz refletir para termos mais empatia pelo outro, sempre nos manter organizados e ajudar as outras pessoas em serem melhores. Se um companheiro do seu time tem dificuldades em priorizar, seja você o ponto de ajuda para mudar isso. Seu cliente está indeciso em que priorizar, ajude-o a tomar essa decisão, focando no que é melhor para negócio. Pois com isso facilitará o seu dia a dia.
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Referências
- https://miro.com/pt/modelos/rice-priorizacao/
- https://www.productplan.com/glossary/rice-scoring-model/
- https://www.intercom.com/blog/rice-simple-prioritization-for-product-managers/
- https://www.savio.io/product-roadmap/value-vs-effort-matrix/
- https://rockcontent.com/br/blog/matriz-de-esforco-x-impacto/
- https://www.productplan.com/glossary/value-vs-complexity/
- https://miro.com/aq/paid-search/pt/modelo-de-matriz-de-eisenhower/?utm_source=google&utm_medium=cpc&utm_campaign=S%7CGOO%7CNB%7CBR%7CPT-PT%7CTIER1%7CCHANN&utm_adgroup=&adgroupid=170581891889&utm_custom=21342598043&utm_content=728547146380&utm_term=modelo+de+matriz+de+eisenhower&matchtype=p&device=c&location=9100224&gad_source=1&gclid=CjwKCAiAhP67BhAVEiwA2E_9g7puBb8CB4Oqe_F6h8ZLfNdxRJJIy25d1AzbipiBEwH7NWAg8TirSBoC5rwQAvD_BwE
- https://asana.com/pt/resources/eisenhower-matrix
- https://www.rdstation.com/blog/marketing/matriz-de-eisenhower/
- https://asana.com/pt/resources/pareto-principle-80-20-rule
- https://rockcontent.com/br/blog/principio-de-pareto/
- https://www.flowup.me/blog/principio-de-pareto-regra-80-20/
- https://www.productplan.com/glossary/cost-of-delay/
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- https://asana.com/pt/resources/swot-analysis